Het geheim van Visual Facilitation: interview met experte Birte Kooken

Woorden en eenvoudige tekeningen gebruiken om informatie over te brengen: dat is de essentie van Visual Facilitation. Birte Kooken, eigenaar van het Leuvense coachingbedrijf reBoot is een ware Visual Facilitation expert. Waarom is deze techniek nog relatief onbekend in België? Hoe kan je het als bedrijf inzetten? En waarom werkt Visual Facilitation zo goed?

Je ontdekt het hieronder in het interview tussen Birte en Charlotte, onze eigenste oprichter en sales manager.

Een overzicht van de onderwerpen:

  1. Wat houdt Visual Facilitation juist in?
  2. Waarom Birte Kooken zich heeft verdiept in Visual Facilitation
  3. Hoe beelden rust kunnen brengen
  4. Visual Facilitation: een praktisch voorbeeld
  5. Hoe gebruik je Visual Facilitation in zakelijke context?
  6. Voorbeelden van Visual Facilitation in interne bedrijfscommunicatie
  7. Hoe zet je in externe context Visual Facilitation in al bedrijf?
  8. Hoe beelden voor een warme en authentieke sfeer zorgt
  9. Hoe maak je de tekeningen eigen aan je bedrijf?
  10. Hoe zorg je voor een geslaagde Visual Facilitation-sessie?
  11. Waar haalt Birte haar tekeninspiratie?
  12. Hoe bekend is Visual Facilitation in onze buurlanden?

 

Benieuwd naar meer salesadvies? Volg de Marketonc Academy op YouTube voor concrete tips en inspirerende inzichten.

1. Birte, van harte welkom in onze studio. Kan je me eens uitleggen wat Visual Facilitation juist inhoudt?

Een hele mond vol, hè? (lacht) Visual Facilitation is eigenlijk een manier om woorden en eenvoudige tekeningen te gebruiken om informatie over te brengen. Het kan in allerlei contexten gebruikt worden, maar is in de eerste plaats bedoeld om in de overvloed aan informatie van vandaag te focussen op de essentie. Vaak samen met andere mensen, want daar leent het zich heel goed toe.

2. Een vraag die mij direct binnenspringt is: waarom heb jij je verdiept in Visual Facilitation?

Wel, dat is nooit mijn plan geweest, maar toen we in 2017 met reBoot zijn gestart, merkte ik al snel dat je een team efficiënt kunt begeleiden als je tekening maakt. Op die manier heb ik eigenlijk iets kunnen doen wat ik al heel mijn leven deed, want ik tekende ook graag als kind. Toen ik ontdekte dat ik dat talent professioneel ook kon inzetten, ging een hele nieuwe wereld voor me open. Alhoewel we in België eigenlijk nog niet zoveel doen met Visual Facilitation.

Ja, Visual Facilitation, die term is toch nog niet zo bekend in België?
Inderdaad. Onlangs stond ik voor een groep van 70 ondernemers en toen ik vroeg wie Visual Facilitation kende, staken maar 4 personen hun hand op. Dus het is echt onontgonnen terrein, hoewel het meer en meer ingang begint te vinden. En het is hier echt om te blijven, het is geen hype.

3. Wat je daarnet zei is ook waar. We krijgen zoveel prikkels te verwerken doorheen de dag, vooral veel tekst. Een beeld kan rust brengen, toch?

Absoluut, een beeld kan een overzicht geven of de essentie van iets naar voor schuiven. En wij als mensen focussen ook op beelden. Om het in het Engels te zeggen: we zijn zo wired. Kijk maar eens naar je eigen activiteiten online. Het is niet toevallig dat we met Pinterest en Instagram bezig zijn, omdat we daar heel sterk het visuele kunnen ontdekken. En dat zou ik graag met een tekening willen duiden, Charlotte (lacht).

4 Visual Facilitation: een praktisch voorbeeld

Om te beginnen hadden we het over een aantal inzichten. Die zou ik als volgt weergeven:
Inzichten

En verder zei ik dat we zo wired zijn… Dat teken ik ook graag even uit: dit is ons brein, waarbij de kleur helpt om het realistischer te maken.

Ons brein
Wat gebeurt er nu als we naar beelden kijken? Dan is tot 80% van ons brein betrokken. En dat is heel veel.


Dat zorgt er ook voor dat die informatie veel beter blijft hangen.

Essentie
En wat we daarnet zeiden, die essentie moet erop staan.

Essentie moet concreet zijn
En die moet concreet zijn. Dus warrig jargon of niet-concrete management-termen kan ik niet tekenen. In zo’n sessie moet ik dan vaak vragen: wat bedoel je daarmee? Wat is dat dan juist? En zo ontstaat er ook een dialoog. Daar zit natuurlijk ook meerwaarde in.

Op die manier brengen we eigenlijk heel wat fun in de interactie.

Fun
Soms zie je tijdens vergaderingen de aandacht na 20 minuten al helemaal wegzakken omdat mensen afgeleid zijn. Ik kan je verzekeren dat als we dat doen tijdens onze sessies, mensen heel aandachtig zijn en blijven meedenken. Ze blijven gefocust.

Fantastische tool
Dus het is voor mij een fantastische tool om samen met een groep mensen op dezelfde golflengte te zitten. Of om heel snel te denken wanneer dat niet meer het geval is.

5. Het doet me op een of andere manier ook sterk denken aan de storytelling uit onze kindertijd: de sprookjes die we allemaal kennen en die ons toch bijgebleven zijn. En dan bedoel ik niet alleen de sprookjes zelf, maar ook de beelden die bij die sprookjes hoorden. Probeer je eigenlijk hetzelfde te doen in zakelijke context?

Ja, inderdaad. En wat ik vaak probeer te doen is metaforen vinden met mensen. Want zo doen we een beroep op onze verbeeldingskracht. Je hersenen beginnen te werken. En ook al zijn het eenvoudige tekeningen, mensen vullen de rest wel aan. En daardoor blijft alles beter plakken.

Kan dan ook iedereen leren tekenen?
Dat denk ik wel. Door het veel te doen, ontwikkel je je talent. En op die manier krijg je een woordenboek in je hoofd waaruit je kan putten als bepaalde begrippen naar boven komen. Een soort visuele taal. Door die snel te kunnen gebruiken, kan je gemakkelijk live – on the spot – tekenen samen met mensen.

6. Heb je voorbeelden van situaties waarin je beelden kan gebruiken om een verhaal bevattelijker te maken en meer te laten plakken?

Ik denk dat dat in heel wat situaties toegepast kan worden. Ik zie dat bijvoorbeeld bij management teams die op vlak van strategie, missie en visie een aantal zaken opnieuw willen bekijken. Zij hebben echt nood aan het concretiseren van hun missie of visie. En daar kan je Visual Facilitation heel mooi voor inzetten.

Daarnaast denk ik ook dat je als bedrijf intern gemakkelijker connectie kan maken met je medewerkers via Visual Facilitation. Ik ben nu een heel leuk project aan het doen met zowel het management als de medewerkers van een bepaald bedrijf. De beelden die daaruit komen van de medewerkers, willen ze nu zelfs in het groot ophangen in hun hal. En zo wordt alles intern beter gedragen. Elke ochtend wanneer de medewerkers aankomen op hun werk, zien ze hun beelden en hun taal om binnen de organisatie zaken concreet te maken. En dat is heel sterk.

7. Ik hoor je vooral spreken over toepassingen die intern worden aangewend, maar kan je die tekeningen ook gebruiken als bedrijf voor externe doeleinden?

Zeker, en ik denk dat jij dat ook zult beamen. Als je Visual Facilitation gebruikt op je website, denk ik dat je onderscheidend kunt zijn, omdat je jouw taal expliciet voor de organisatie inzet. Maar het gaat nog verder. Ik kreeg gisteren nog de vraag van iemand met een commerciële functie die zijn verkoopsproces visueel wil gaan maken. Hij wil Visual Facilitation gebruiken om klanten uit te leggen hoe hij werkt.

Visual facilitation gebruiken tijdens een verkoopsgesprek is ook heel sterk. Ik kende het eerlijk gezegd niet, maar toen ik een post van jou zag verschijnen op LinkedIn, intrigeerde het me wel. En zo heb ik zelf een cursus bij jou gevolgd, waarna we er zelf intern mee aan de slag zijn gegaan. En het levert ons heel wat voordelen op.

Ik hoor het je graag zeggen (lacht).

Ja, maar het is echt zo. Zeker in een verkoopsverhaal kunnen beelden ondersteunend werken. Vaak duurt zo’n gesprek anderhalf à twee uur. En er wordt dan zoveel verteld dat de aandacht van mensen op een bepaald moment verslapt. Als je dan beelden kan inzetten, die je tijdens een tweede gesprek weer kunt bovenhalen, gaat er direct weer een belletje rinkelen bij de persoon die tegenover jou zit.

Dat klopt, zeker als er langere tijd tussen 2 gesprekken zit.

Is Visual Facilitation voor verkopers dan een discipline waarvoor jij ook wordt ingehuurd?
Wel, mijn opdrachten zijn heel gevarieerd en dat vind ik er ook zo fijn aan. Een bedrijf kan bijvoorbeeld een heel complex product hebben en daar meer toelichting over zoeken via Visual Facilitation. Maar daarnaast kan je het ook gebruiken in websites of op sociale media.

Ik heb gisteren een sessie gegeven bij iemand die alle online leerplatformen heeft geëvalueerd en daar de essentie uit heeft gehaald. Ik heb die man zijn verhaal visueel samengevat op een simpel A4, groter was het niet. Daarna heb ik het gedeeld op LinkedIn en intussen hebben we al over de 5.000 views. Ik denk dus dat we te vaak overspoeld worden door lange teksten, en daarop vormt Visual Facilitation een mooi antwoord.

8. Beelden zijn een dankbare afwisseling en capteren mensen hun aandacht. Zoals je weet zijn we actief in de online wereld en alles wat digitaal is, is vandaag heel in. Maar wat we zelf ook echt merken is dat er vandaag meer en meer een koppeling wordt gezocht tussen het digitale en het analoge.

Zeker bij webdesign, waar bedrijven meer en meer op zoek gaan naar cosy design, zoals dat heet. De tijd dat websites heel steriel moesten zijn, ligt achter ons. Mensen zijn op zoek naar het authentieke, naar een warme invulling. Ook daar zie ik veel mogelijkheden voor beelden en beeldgebruik, vind je niet?

Klopt, ik heb soms klanten die vragen om zaken op papier af te leveren, zodat ze het zelf kunnen digitaliseren. Ze willen dat ambachtelijke voor een stuk behouden. Die tekeningen zijn dan heel eenvoudig, maar toch vinden ze het fijn dat niet alles hyperclean en afgelikt is.

9. Zelf zijn wij ook snel aan de slag zijn gegaan met het werk dat je ons hebt gegeven. Je hebt ons perfect op weg gezet in het bedenken van beelden die passen bij ons verhaal en onze eigen huisstijl. En die aansluiting bij een eigen look & fool is heel belangrijk, toch?

Ik vind wel dat we dat samen hebben gedaan. Ik had een hele reeks beelden voorbereid en ik denk dat geen enkel daarvan gebleven is zoals het was. Door er samen over te praten hebben we er verder op gebouwd en zijn de beelden echt van jullie geworden. En ik vond het super om te zien hoe snel jullie daarmee weg waren.

Ja, door het in je eigen huisstijl te gieten, met eigen kleuren, wordt het ook echt iets van jezelf. 

Ja en dat vind ik ook heel belangrijk. Ik wil niet dat iedereen de tekeningen van Birte Kooken gaat gebruiken (lacht), want dan wordt het allemaal diezelfde stijl. En wat jullie gedaan hebben, is het mooi laten aansluiten op jullie eigen look & feel. Dat vond ik heel tof. En ik vond het heel bijzonder dat ik de tekeningen daarna niet meer moest afwerken, want jullie zouden dat gaan doen. Het was een mooie samenwerking.

10. Elk bedrijf kan zijn eigen stempel drukken op het beeldmateriaal dat je samen uitwerkt, want het denkproces dat eraan voorafgaat is van cruciaal belang. En daar ben je een grote hulp voor geweest voor ons.

Dankjewel, al denk ik wel dat het fundamenteel is om daar op voorhand als bedrijf bij stil te staan.

Hoe bedoel je dat precies? 

Jullie hadden al een heel aantal zaken helder en dan is het ook mijn opdracht om die zaken mee te nemen en goed te begrijpen wat jullie bedoelen. Ik denk dat we daar ook een stuk de dialoog moeten hebben om goed te snappen waarover het gaat. Op die manier staat het resultaat er sneller.

11. Een vraag die me ook intrigeert is: hoe kom je ertoe om een bepaalde tekening te maken voor iemand? Vaak moet dat toch synchroon gebeuren, terwijl mensen hun verhaal vertellen? Waar haal je on the spot je mosterd?

Ik doe op voorhand wat research, omdat ik graag weet waar een organisatie mee bezig is en welk product of welke dienst ze aanbieden. Maar ook om voeling te krijgen met hun stijl en aanpak. Misschien is het omdat ik al gewerkt heb ik verschillende domeinen, maar intussen kan ik me op voorhand al wel een bepaald beeld vormen van stijl van een organisatie. Die is anders bij een overheidsinstelling, een ondernemer of een groot productiebedrijf. Maar het is toch wel door er samen over te praten dat ik goed begrijp hoe een organisatie iets ziet. En niet zelden zeggen mensen: nee, je zou het toch anders moeten tekenen. Dan weet ik welke weg ik moet inslaan. Zeker als we dan samen dieper ingaan op de waarom.

12. Hoe komt het volgens jou dat we achterlopen op onze buurlanden? Of moeten we het nog verder gaan zoeken en is Visual Facilitation echt iets van Amerika?

In Nederland en Scandinavië wordt Visual Facilitation best wel vaak ingezet. Maar in Amerika zijn ze er al sinds de jaren 60 mee bezig. Daar worden ook veel congressen georganiseerd voor visual facilitators. Bij ons heeft dat zijn ingang nog niet gevonden. Hoe dat komt, weet ik niet. Want ik zie zoveel mogelijkheden en hoop stiekem dat we eens gaan stoppen met foto’s in PowerPoints te steken die we online hebben gevonden. Dat betekent echt niets. We kunnen zoveel verder springen met Visual Facilitation en dat heeft helemaal niet zoveel om het lijf.

Dat hebben wij alvast kunnen ondervinden. En intussen is onze PowerPoint ook helemaal gefinetuned op basis van wat we van jou hebben geleerd (lacht). Daar zou ik je dan ook ontzettend voor willen bedanken. En ik wens je nog veel succes met het uitbouwen van reBoot en met het visualiseren van mensen hun verhalen.

Hartelijk dank, Charlotte.

Charlotte Cools

Artikel genoteerd door:

Charlotte Cools

Volg Charlotte op